Privacyverklaring

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via PixieDock worden verwerkt is:

[officiële bedrijfsnaam]

Handelsnaam

[handelsnaam / platformnaam]

KvK

[KvK-nummer]

Btw

[btw-nummer]

Vestigingsadres

[vestigingsadres]

E-mail

[e-mailadres]

Telefoon

[telefoonnummer]

Voor vragen over privacy of het gebruik van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via het hierboven genoemde e-mailadres.

Deze privacyverklaring geldt voor persoonsgegevens van:

• bezoekers van het platform;
• klanten die een DJ zoeken of boeken;
• DJ’s die een profiel aanmaken of diensten aanbieden;
• gebruikers die contact opnemen met PixieDock;
• gebruikers die deelnemen aan een aanvraag-, voorstel-, boekings- of betaalproces.

Welke gegevens we verwerken hangt af van hoe iemand het platform gebruikt.

We kunnen onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken.

Accountgegevens

Bijvoorbeeld:

• naam;
• e-mailadres;
• account-ID;
• inloggegevens of authenticatiegegevens;
• accountrol, bijvoorbeeld klant, DJ of beheerder.

Wachtwoorden worden niet in leesbare vorm opgeslagen.

Contactgegevens

Bijvoorbeeld:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• communicatiegegevens.

Gegevens over aanvragen en boekingen

Bijvoorbeeld:

• evenementdatum;
• locatie;
• type evenement;
• aantal gasten;
• wensen;
• gekozen DJ;
• voorstel;
• prijs;
• diensten;
• boekingsstatus;
• betaalstatus;
• reserveringsbetaling;
• communicatie die nodig is voor de aanvraag of boeking.

DJ-profielgegevens

DJ’s kunnen informatie publiceren zoals:

• artiestennaam of bedrijfsnaam;
• naam;
• biografie;
• foto’s;
• genres;
• talen;
• ervaring;
• type evenementen;
• diensten;
• prijsindicaties;
• beschikbaarheid;
• werkgebied;
• links naar eigen websites of sociale media.

Een deel van deze informatie is openbaar zichtbaar op het DJ-profiel.

Betalingsgegevens

Betalingen worden verwerkt via een externe betaaldienstverlener.

PixieDock kan gegevens verwerken die nodig zijn om de status van een betaling of boeking te registreren, zoals:

• betaalstatus;
• bedrag;
• transactiereferentie;
• gekoppeld DJ-account;
• platformvergoeding;
• terugbetalingsstatus.

PixieDock hoeft daarbij niet alle betaalkaart- of bankgegevens zelf te ontvangen of op te slaan.

Reviews

Wanneer reviews beschikbaar zijn, kunnen we verwerken:

• beoordeling;
• reviewtekst;
• gekoppelde boeking;
• account- of klantreferentie;
• moderatiestatus.

Publieke reviews tonen geen e-mailadres van de klant.

Technische gegevens

Bij gebruik van het platform kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals:

• IP-adres;
• browser;
• apparaat;
• besturingssysteem;
• tijdstip van gebruik;
• bezochte pagina’s;
• fout- en beveiligingslogboeken;
• technische identifiers.

Communicatie

Wanneer iemand contact opneemt met PixieDock, kunnen we de inhoud van die communicatie en bijbehorende contactgegevens verwerken.

We verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijke doeleinden.

Het aanbieden van het platform

Om accounts te beheren, gebruikers in te laten loggen en functies van het platform beschikbaar te stellen.

Grondslag: uitvoering van een overeenkomst of stappen voorafgaand aan een overeenkomst.

Aanvragen, voorstellen en boekingen

Om klanten en DJ’s met elkaar in contact te brengen en aanvragen, voorstellen en boekingen administratief te verwerken.

Grondslag: uitvoering van een overeenkomst of stappen voorafgaand aan een overeenkomst.

Betalingen

Om betalingen technisch te faciliteren, betalingsstatussen te verwerken en boekingen te bevestigen.

Grondslag: uitvoering van een overeenkomst en, waar van toepassing, wettelijke verplichtingen.

DJ-profielen

Om DJ’s hun diensten te laten aanbieden en klanten relevante informatie te tonen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met de DJ en gerechtvaardigd belang bij het aanbieden en exploiteren van het platform.

Communicatie en ondersteuning

Om vragen te beantwoorden, ondersteuning te bieden en problemen rondom het platform of een boeking te behandelen.

Grondslag: uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij goede klantenservice en platformondersteuning.

Veiligheid en fraudepreventie

Om misbruik, fraude, beveiligingsproblemen en ongeoorloofde toegang te voorkomen en onderzoeken.

Grondslag: gerechtvaardigd belang bij een veilig en betrouwbaar platform en, waar van toepassing, wettelijke verplichtingen.

Administratie en wettelijke verplichtingen

Om te voldoen aan verplichtingen op het gebied van administratie, belastingen, betalingen en andere toepasselijke wetgeving.

Grondslag: wettelijke verplichting.

Verbetering van het platform

We kunnen gebruiks- en technische gegevens gebruiken om fouten op te lossen, prestaties te verbeteren en te begrijpen hoe het platform wordt gebruikt.

Grondslag: gerechtvaardigd belang, voor zover de privacy-impact beperkt is.

Wanneer toestemming wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor bepaalde tracking- of marketingtechnologieën, vragen we eerst toestemming.

Een DJ-profiel is bedoeld om openbaar zichtbaar te zijn.

Informatie die een DJ bewust op het openbare profiel plaatst kan door bezoekers en zoekmachines worden bekeken.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om:

• artiestennaam;
• profieltekst;
• foto’s;
• genres;
• diensten;
• prijsindicaties;
• regio;
• externe links.

DJ’s moeten daarom geen informatie publiceren die zij niet openbaar willen maken.

Accountgegevens, interne administratie en niet-openbare contactgegevens worden niet automatisch onderdeel van het publieke profiel.

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor het platform, de dienstverlening of wettelijke verplichtingen.

Dit kan onder meer gebeuren met:

De DJ of klant

Wanneer een aanvraag of boeking wordt gedaan, worden de gegevens gedeeld die nodig zijn om de overeenkomst tussen klant en DJ voor te bereiden en uit te voeren.

Betaaldienstverleners

Voor het verwerken van betalingen en gekoppelde betaalaccounts kunnen noodzakelijke gegevens worden gedeeld met de gebruikte betaaldienstverlener.

Hosting en infrastructuur

We gebruiken externe technische dienstverleners voor hosting, database, authenticatie, opslag en beveiliging.

E-maildienstverleners

Voor transactionele e-mails, zoals meldingen rondom aanvragen of voorstellen, kunnen noodzakelijke contact- en berichtgegevens worden verwerkt door een e-maildienstverlener.

Analytics- en monitoringdiensten

Wanneer dergelijke diensten worden gebruikt, kunnen technische of gebruiksgegevens worden verwerkt om prestaties, fouten en gebruik van het platform te analyseren.

Overheidsinstanties of bevoegde partijen

Wanneer dit wettelijk verplicht is, kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan bijvoorbeeld toezichthouders, belastingautoriteiten, opsporingsdiensten of andere bevoegde instanties.

We verkopen persoonsgegevens niet aan adverteerders.

PixieDock maakt gebruik van externe dienstverleners voor onder meer:

• hosting en deployment;
• database, authenticatie en opslag;
• betalingen;
• transactionele e-mail.

Op dit moment gebruiken we daarvoor diensten van:

• Vercel (hosting en deployment);
• Supabase (database, authenticatie en bestandsopslag);
• Stripe (betalingen en gekoppelde betaalaccounts van DJ’s);
• Resend (transactionele e-mail).

Voor het zoeken op plaats of regio kan PixieDock daarnaast gebruikmaken van de geocoderingsdienst van Google (Google Maps Platform), wanneer die is ingeschakeld. Daarbij worden ingevoerde plaatsnamen of regio’s, zoals de locatie van een zoekopdracht of van een DJ-profiel, vanaf onze server aan Google verstuurd. Een bezoeker maakt daarvoor zelf geen verbinding met Google.

Afhankelijk van de dienst en de situatie treedt een dienstverlener op als verwerker namens PixieDock of als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor eigen doeleinden, bijvoorbeeld een betaaldienstverlener voor de eigen wettelijke verplichtingen. Voor die eigen verwerkingen gelden ook de privacyvoorwaarden van de betreffende dienstverlener.

Op dit moment gebruiken we geen analytics- of foutmonitoringdiensten van derden. Wanneer we daar in de toekomst wel gebruik van maken, passen we deze privacyverklaring aan.

Sommige externe dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of toegankelijk maken.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgen we waar nodig voor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen, bijvoorbeeld:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• standaardcontractbepalingen;
• andere wettelijk toegestane waarborgen.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of noodzakelijk is.

De bewaartermijn kan afhangen van het soort gegevens.

Bijvoorbeeld:

• accountgegevens worden in beginsel bewaard zolang het account actief is en daarna zolang dat redelijkerwijs noodzakelijk is voor administratie, beveiliging of juridische verplichtingen;
• boekings- en betalingsgegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit nodig is voor fiscale, administratieve of juridische verplichtingen;
• ondersteunings- en communicatiegegevens worden bewaard zolang dit nodig is om de betreffende vraag of kwestie af te handelen en voor redelijke nazorg;
• beveiligings- en technische logs worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor beveiliging, foutopsporing en misbruikpreventie;
• openbare profielgegevens blijven beschikbaar zolang het profiel actief is, tenzij een andere bewaarplicht geldt.

PixieDock gebruikt cookies en vergelijkbare technieken in de browser.

Op dit moment gaat het om:

• inlog- en sessiecookies van onze authenticatiedienst, om ingelogd te blijven en het account te beveiligen;
• een eigen, willekeurig bezoekers-ID (het cookie “dm_vid”, maximaal 400 dagen geldig), waarmee we kunnen vaststellen via welke weg een bezoeker een DJ-profiel heeft gevonden, zodat een boeking aan de juiste herkomst kan worden toegerekend. Dit ID bevat geen naam of e-mailadres en wordt in onze database niet in leesbare vorm bewaard, maar als hash;
• tijdelijke opslag in de browser (sessionStorage) die de herkomst van een bezoek aan een DJ-profiel onthoudt tot het tabblad wordt gesloten.

Sommige technieken zijn noodzakelijk om het platform goed te laten werken, bijvoorbeeld voor:

• inloggen;
• beveiliging;
• sessiebeheer;
• technische voorkeuren.

Op dit moment gebruiken we geen analytische cookies of advertentie- en trackingcookies van derden.

Voor strikt noodzakelijke of bepaalde beperkt analytische technieken is niet altijd vooraf toestemming vereist.

Voor tracking, advertentie- of andere niet-noodzakelijke technologieën vragen we vooraf toestemming wanneer de wet dit vereist.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer:

• verlies;
• onbevoegde toegang;
• misbruik;
• wijziging;
• openbaarmaking.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen.

Bij een beveiligingsincident handelen we overeenkomstig toepasselijke wettelijke verplichtingen.

PixieDock gebruikt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor gebruikers, tenzij dit in de toekomst uitdrukkelijk wordt ingevoerd en gebruikers hierover vooraf worden geïnformeerd.

Zoek-, filter- of sorteervoorzieningen die helpen om relevante DJ’s te vinden zijn niet automatisch hetzelfde als geautomatiseerde besluitvorming in de zin van de AVG.

Gebruikers hebben, afhankelijk van de situatie, het recht om:

• inzage te krijgen in hun persoonsgegevens;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• persoonsgegevens over te dragen;
• toestemming in te trekken wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.

Een verzoek kan worden gestuurd naar:

[e-mailadres]

We kunnen vragen om aanvullende informatie wanneer dit nodig is om de identiteit van de verzoeker vast te stellen.

Niet ieder verzoek kan altijd volledig worden uitgevoerd. Soms moeten gegevens bijvoorbeeld worden bewaard vanwege een wettelijke verplichting of voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

Wanneer persoonsgegevens op basis van toestemming worden verwerkt, kan die toestemming worden ingetrokken.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerking die vóór het intrekken heeft plaatsgevonden.

Voor cookies of vergelijkbare technieken moet toestemming, waar van toepassing, ook via de daarvoor beschikbare instellingen kunnen worden aangepast of ingetrokken.

Wie vragen of klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens kan eerst contact opnemen met PixieDock.

Daarnaast heeft iedere betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder.

In Nederland is dat:

Autoriteit Persoonsgegevens.

PixieDock is niet specifiek gericht op kinderen.

Wanneer blijkt dat persoonsgegevens van minderjarigen worden verwerkt terwijl daarvoor aanvullende toestemming of bescherming wettelijk vereist is, nemen we passende maatregelen.

Gebruikers kunnen soms gegevens over andere personen verstrekken, bijvoorbeeld:

• contactpersonen;
• organisatoren;
• locatiecontacten;
• personen die betrokken zijn bij een evenement.

De gebruiker moet ervoor zorgen dat hij of zij gerechtigd is deze gegevens te verstrekken en deze personen waar nodig informeert.

PixieDock gebruikt deze gegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt en andere wettelijk toegestane doeleinden.

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer:

• het platform verandert;
• nieuwe functies worden toegevoegd;
• andere dienstverleners worden gebruikt;
• wet- of regelgeving verandert;
• onze gegevensverwerking verandert.

De meest recente versie wordt via het platform beschikbaar gesteld.

Bij belangrijke wijzigingen informeren we gebruikers wanneer dit redelijkerwijs nodig is.

Voor vragen over privacy of verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens:

[officiële bedrijfsnaam]

E-mail

[e-mailadres]

Vestigingsadres

[vestigingsadres]